Wat verstaan we eronder:
Onder printer management wordt verstaan het geheel van activiteiten die noodzakelijk zijn om de print omgeving in het netwerk optimaal, efficiënt en kostenbewuste ter beschikking te stellen aan de gebruikers.
Hoe doen we dat
Om dit te kunnen realiseren worden de printers allemaal op het netwerk aangesloten.
Iedere printer krijgt een eigen ip-adres en kan vie zijn eigen interface bekeken en geconfigureerd worden door de IT afdeling.
Iedere printer krijgt een eigen ip-adres en kan vie zijn eigen interface bekeken en geconfigureerd worden door de IT afdeling.
Met pakketen als Ricoh Web SmartDeviceMonitor en HP WebJetAdmin kunnen de printers gegevens op afstand uitgelezen worden en gerapporteerd.
Het eerste wat geïnventariseerd dient te worden, is de hoeveelheid afdrukken die gemaakt worden per printer, en liefst ook nog door wie.
Dit laatste is kan natuurlijk ook door de kennis van de organisatie en de werkzaamheden van de diverse afdelingen.
Dit laatste is kan natuurlijk ook door de kennis van de organisatie en de werkzaamheden van de diverse afdelingen.
Plaatsing en Type printers
Voor het plaatsen van de printers kijken we eerst naar ruimten en locaties buiten de normale werkplek, dit zal niet altijd lukken, maar we streven er wel naar.
De eerste reden is het beschikbaar zijn van de printers voor andere gebruikers.
Tweede is het aspect werkomgeving en Arbo, daarbij gelden zaken als lawaai van de printers en geur die ontstaat door het drukken zelf.
Voor het plaatsen van de printers kijken we eerst naar ruimten en locaties buiten de normale werkplek, dit zal niet altijd lukken, maar we streven er wel naar.
De eerste reden is het beschikbaar zijn van de printers voor andere gebruikers.
Tweede is het aspect werkomgeving en Arbo, daarbij gelden zaken als lawaai van de printers en geur die ontstaat door het drukken zelf.
Het type printer wordt bepaald door de hoeveelheid benodigde print capaciteit, kleur of zwart-wit en de noodzaak van meerdere lade keuzes en/of papier formaat.
Als we activiteiten kunnen combineren dan kiezen we voor Multifunctionele apparatuur.
Als we activiteiten kunnen combineren dan kiezen we voor Multifunctionele apparatuur.
Procedures.
Voor het managen van de printers gebruiken we als basis HP WebJetAdmin of de software van de betreffende printer/mfp leverancier.
Voor het managen van de printers gebruiken we als basis HP WebJetAdmin of de software van de betreffende printer/mfp leverancier.
Eens per maand wordt er een spreadsheet gemaakt met de gegevens van de verschillende printers.
Dat wil zeggen het aantal geprinte pagina’s en de gemaakte kopieën ingedeeld in kleur/zwart-wit en formaat.
Eens per drie maanden wordt er een inventarisatie gemaakt van de verbruikte materialen als de separaat besteld worden. (Bij lease zit dit al in het contract en de contractprijs)
Verder worden alle storingen gelogd en onderhoud beurten, zowel gepland als ongepland ook genoteerd in het Printer Logboek.
Eens per jaar wordt dan de hele printomgeving bekeken of er nog verder optimalisaties nodig zijn.